Category: إنتاجية (Page 5 of 6)

العمل في رمضان

العمل في رمضان لا يخلو من مشقة! هذا الأمر ليس بجديد!

الجديد هو أنني أعمل بدوام كامل في رمضان هذا العام. وهذا أمر شاق.

كنت محظوظا بما يكفي لتجنب العمل في رمضان في معظم وظائفي السابقة. وحتى عندما أضطر للمجيء يكون ليوم واحد في الأٍسبوع ولساعات قليلة خلال ذلك اليوم..

بالنسبة لي ليست المشكلة في نقص الأكل والشرب. المشكلة الحقيقية هي نقص النوم وارتباكه. قلة النوم تصعب للغاية التركيز. حتى مع استخدام تطبيقات دورة النوم. الأغلب أن النوم ناقص ..

حتى نقص الكافيين وجدت له حلا. بتقليل شرب القهوة قبل رمضان بأسبوع أو عشرة أيام. هذا يقلل من الصداع بشكل كبير.. أو بشربها قبيل الفجر إن كان العزم مبكرًا..

كنت أدون وأقول أن الناس تتعامل مع رمضان كأن الدنيا تنتهي في رمضان .. أعتقد أن هذا القول بحاجة إلى مراجعة! رمضان شهر عبادة وشهر قضاء الوقت مع العائلة. وليس للمهمات الصعبة والمعقدة!

حتى مع الدوام الرمضاني المخفف لا يزال الأمر بحاجة للكثير من التعود للقيام به.

أعانكم الله على الصيام والقيام. وكل العام وأنتم بخير .. مجددًا.

كتابة اليوميات

كتابة دفاتر اليوميات تشبه إلى حد كبير التدوين. بينما يكون التدوين مشاعا للجميع ومقروءًا من الكل. تتمتع دفاتر اليوميات بطابع خصوصية أكبر. اليوم سأتحدث عن الفوائد التي جنيتها شخصيًا من كتابة اليوميات، وكيف لها أن تنفعك أنت (إن لم تكن تكتب دفاتر يوميات بالفعل)، أو تحسينها إن كنت تكتب.

كتابة اليوميات وقوائم المهام

أحيانا أنظر لدفاتر اليوميات كبيانات وصفية (Metadata) لقوائم المهمات. فعندما تكون إحدى البنود: شراء الحليب من السوق. ستسجل في دفتر اليوميات بالشكل الأتي: ذهبت اليوم إلى السوق واشتريت اللبن.
هذا بشكل بسيط ومجرد. لكن مع الوقت ستكتسب هذه الملاحظات المجردة الكثير من التفاصيل والسياق. ما يمنحها الثراء لتنفصل عن قوائم المهمات.

الفوائد التي جنيتها من كتابة اليوميات

تحسين مهاراتي في الكتابة

لقد قمت منذ العام 2015 بكتابة دفاتر يومية حول الأنشطة والأمور التي قمت بها خلال اليوم. واخترت فعل ذلك باللغة الانجليزية لتحسين مستواي في الكتابة بها. وبالفعل لاحظت أنه ومع مرور الزمن، تناقصت أخطائي الإملائية وتحسنت طريقتي في التعبير وصياغة الجمل والمفردات.

تمييز الأيام من بعضها

تمر أحيانا على المرء أيام متشابهة رتيبة. يصعب على المرء أن يتذكر ما حدث في كل يوم منها بتفاصيله. لكنني وجدت أنه عندما أرجع لصفحة يوم دونته سابقًا أستطيع تذكر ما حدث تماما من خلال الملاحظات التي كتبتها.

تعزيز الثقة بالنفس

بناء عادة إيجابية بشكل يومي وشعور الإنجاز المتكرر من تحقيقها ومشاهدتها تنمو وتكبر هو شيء يبعث على الثقة بالنفس. حتى في الظروف الصعبة.

بناء الزخم للمشاريع

كما قلت في تدوينة الجدار: تتوقف بعض المشاريع لأنني أنسى حيث توقفت فيها. عندما تكون هناك ملاحظات يومية حول المشاريع والأنشطة (توثيق واضح ومستمر لسير العمل) فأن المشكلات التي تؤدي إلى هجر العمل تتناقص وتقل.

تجعل الكتابة أكثر سهولة

الكتابة مثل تمرين العضلة. تزداد قوة مع التمرين وزيادة المقاومة. الكتابة بشكل يومي تعزز مهارات الكتابة وصياغة الأفكار.
لاحظت أنه كلما كتبت دفاتر يومية أكثر وجدت أن التدوين صار أسهل. وكذلك كتابة تقارير العمل (المهمة التي وجدت أن الكثير من زملائي يمقتون فعلها) صارت سهلة وسريعة وإحدى ركائز طريقتي في إنجاز المهام.
بل إن بعض التدوينات (هذه منها بالمناسبة) ولدت من ملاحظة على دفتر يومية.

ما هي الطريقة الملائمة لتدوين دفاتر اليوميات؟

ليس هناك طريقة واحدة صحيحة أو مثلى لهذا الأمر. هذا يعتمد عليك أنت عزيزي القارئ. هل تفضل الكتابة بالورقة والقلم ثم التبييض لاحقا؟
هل تجد نفسك تكتب ملاحظاتك على هاتفك الذكي ثم تزامنها مع حاسبك لاحقا؟
أم أنك تكتبها مباشرة في محرر نصوص أو في برنامج مخصص لذلك (زيم ويكي مثلا).

الطريقة الصحيحة هي الطريقة التي تناسبك أنت أكثر ولا تجدها ثقيلة على نفسك. فالمهم هنا هو النتيجة وليست الطريقة. أنصح بتجربة جميع الطرق ومزجها حتى تصل إلى طريقة تناسبك. ولا تتوقف عند هذه الطرق الثلاث بل وأوجد طرقك الخاصة في فعل ذلك.

طرق “لفك مفاصل الكتابة المتصلبة”

سواء كنت تكتب ثم أهملت عادة كتابة اليوميات، أو أنك تحمست من قراءة هذه التدوينة وترغب في تجربة كتابة اليوميات بنفسك. فلدي طرق مناسبة ستسهل كتابة اليوميات عليك.

1. تحديات الكتابة

تحديات الكتابة هي طريقة ممتازة لبدء الكتابة بشكل يومي. وهذه التحديات متوفرة بشكل كبير على الانترنت باللغتين العربية والانجليزية. التحديات التي طولها شهر واحد ممتازة وتؤدي الغرض لبناء عادة الكتابة.

2.  ربط عادة الكتابة “في سلسلة”

منهجية لا تكسر السلسلة هي من الطرق التي أستعملها بشكل دائم لبناء العادات والمحافظة عليها. يمكنك بناء سلسلة تخص كتابة اليوميات والاستمرار على ذلك. ثم مكافأة نفسك عند تحقيق الغرض الملائم (كإتمام تحدي شهر من الكتابة مثلا). للمزيد حول منهجية لا تكسر السلسلة طالع هذه التدوينة.

3. استخدام خاصية التذكير

يمكن ضبط منبه لديك ليذكرك بكتابة يومياتك بشكل دوري. وبهذه الطريقة لن تنسى فعل ذلك.

في الختام

إنه لأمر جميل أن ترى أرشيفك الشخصي وهو ينمو ويكبر مع مرور الوقت. ومعه تنمو مهاراتك في الكتابة، وإدراكك لما يحدث معك وحولك.
هل تكتب يومياتك عزيزي القارئ؟ ما هي طقوسك في الكتابة والتقنيات التي تستعملها؟ شاركني بملاحظاتك في قسم التعليقات. وتدوينًا سعيدًا.

الجدار

مر وقت منذ آخر تدوينة نشرتها.. لا زلت أعتبر نفسي مدونًا نشطًا ولا تزال المدونة مستمرة رغم فترة الانقطاع.
السبب ببساطة أنني لم أعد أجد الوقت للتدوين. أعلم جيدًا أن في اليوم 24 ساعة وأننا كبشر نقضي 8 ساعات نائمين كل يوم، وغير ذلك من الإحصائيات التي لا أعرف من يقوم بها ولا كيف يجدون الوقت لفعلها أساسًا؟ وهل توجد إحصائية للوقت الذي يمضيه البشر في عمل إحصائيات حول الوقت المبذول لعمل إحصائيات؟! معذرة فأنا أخرج عن الموضوع مجددا..

مالذي يحدث بالضبط؟

ما أعنيه أنني لا أجد ذلك الوقت الذي تتوفر فيه الكهرباء مع الرغبة في الكتابة والقدرة على التركيز. تلك النافذة “السحرية” تتضاءل باستمرار ولا أجد لتحصيلها سبيلًا. كما أن الإرهاق لا يترك لدي القدرة على تسجيل أفكاري أو عمل أي شيء مثمر في وقت الفراغ.

توجد لدي العديد من المسودات والمشاريع التي تتفاوت نسبة إنجازها بين 50% وحتى 90%. لكنني أجد صعوبة في استكمالها. بعض هذه المشاريع يعود لثمان سنوات كاملة! والسبب؟ ظاهرة الجدار.

اللحظة السحرية التي تتوافر فيها الرغبة في العمل والكهرباء والانترنت

ما هي ظاهرة الجدار؟

ظاهرة الجدار تصعب عليّ إنجاز مشروع أو عمل ما بعد الانقطاع عنه لفترة. قد يكون الانقطاع لبضعة أيام وقد يكون لعدة سنوات. بمجرد ترك الشيء يصعب علي الغوص في تفاصيله واستكمال العمل مجددًا.
اكتشفت أنني أفضل الغوص في تفاصيل مهمة واحدة دون مقاطعة لفترة طويلة حتى الانتهاء منها. أحيانا قد لا أنام وأصل الليل بالنهار حتى إنهاء المهمة. ثم أرفض لمسها مجددًا؟! وهذه الطريقة في العمل تكاد تكون مستحيلة في بيئة عمل يومية تتخللها مقاطعات لا تنتهي وأمور ليست بذات اﻷهمية تفرض نفسها فرضًا.

سور الصين العظيم

أيضا “أستسهل” فعل أشياء أخرى عوض تكملة أو تنفيذ هذه اﻷعمال أو تتمة كتابة بعض التدوينات. رغم أن اﻷمر يخطر ببالي عدة مرات خلال اليوم أو اﻷسبوع الواحد. ونظريًا لو قمت بفعل ولو خطوة واحدة نحو إنجاز ذلك الأمر لتم منذ فترة طويلة جدًا.. لكنني لا أفعل.

أعراض الظاهرة

هذه الظاهرة تصعب علي إكمال الكتب التي لا أجدها مشوقة. أو كتابة التدوينات التي تحتاج إلى إعادة النظر في أسلوب صياغتها وديباجتها.

كمثال بسيط على ذلك كتبت مسودة قصة وبعد مطالعتها مجددًا شعرت أنها بحاجة لإعادة صياغة. وظلت ملقاة في إحدى المجلدات على الحاسوب لعام تقريبًا. عندما جلست لإتمامها في النهاية استغرق اﻷمر ساعتين فحسب!
ساعتان لتكملة عمل ظل معلقًا لسنة كاملة!!

أعتبر اﻷمر مدعاة للسخرية كوني شخصًا مهتما بالإنتاجية واطلعت على طرق عديدة لإنجاز اﻷعمال والمهام اليومية. إلا أن هذه المشكلة ظلت عائقا أتفاداه دون مواجهته وجها لوجه.

جربت العديد من أدوات الإنتاجية وطرق ترتيب المجلدات وعرض الملفات. لكن هذا الجدار ظل صامدًا في وجه محاولاتي لهدمه كالسد المنيع.

بالطبع فإن الطريقة اﻷسهل واﻷبسط هي عمل خطوة روتينية تجاه إنجاز العمل أو المشروع المذكور. تطبيق مثل لا تكسر السلسلة يبدو مناسبًا لمواجهة مشكلة مثل هذه. تبقى مشكلة الطاقة والوقت والكهرباء، إلخ..

كما أن أولويات تنفيذ المهام والمشاريع يجب أن تتبع، وهو أمر أنسى عمله كثيرًا وأنشغل في المهمة التي بين يدي والتي قد لا تكون بذات اﻷهمية. أو أستسهل تضييع الوقت على تويتر أو مشاهدة فيديو أخر للميكانيكي Scotty Kilmer على اليوتيوب.

تحطيم الجدار

  • يحتاج هذا الجدار لإرادة صلبة تكون أصلب منه وأمضى عزمًا. وهو أمر لا يتوفر دائما.
  • ربما تكون بعض المشاريع طموحة للغاية عند البدء فيها. لا أظن أني أستطيع معرفة ذلك من البدء لأن حماس البدايات يطغى على مثل هذه اﻷفكار.
  • وضوح الرؤية حول ما يجب تنفيذه (اﻷهم فالمهم). يتم ذلك بالإجابة على سؤال هام: هل هذا المشروع يستحق إحيائه من التجميد أم لا؟ هل يوجد شيء أكثر أهمية من هذه المهمة؟
  • تحديد وقت للانتهاء من المشروع (اﻷعمال التي ليس لها زمن تسليم لا تنتهي أبدًا).
  • وجود توثيق واضح للمشروع يحدد مثلا: مالذي تم عمله، وأين تم التوقف، وما يجب عمله تاليا.
  • أيضا ربما تكون طريقة التنفيذ متعبة وغير منتجة وهذا سبب التعطل في الانتهاء. قد يكون الجدار نعمة مخفية تتيح فرصة النظر للأمر بصورة مختلفة وإيجاد طريقة أبسط وأسهل لتنفيذ العمل.
  • الخرائط الذهنية يمكنها المساعدة.

في الختام

المفارقة المضحكة أن هذه التدوينة في حد ذاتها صادفت جدارًا منيعًا لكي تظهر للعلن وتنشر. وأن زمن إنجازها لم يتعدى الساعة مع كل المقاطعات والملهيات!!

هل تعاني من مشكلة شبيهة؟ ما هي طرقك أنت لمواجهة “جدارك”؟ قسم التعليقات مفتوح لك..

 

قوائم المهمات

قوائم المهمات من أكثر طرق الانتاجية شيوعا وفاعلية، يستخدمها الجميع في شتى الوظائف ومناحي الحياة لتحقيق أكبر قدر ممكن من الانتاجية، هذه التدوينة تطرح طرقًا لتحسين مهارة إعداد القوائم وكيفية الاستفادة منها بالشكل اﻷمثل.
قائمة المهام هي وثيقة مرجعية لانتاجية اليوم كله (أو الفترة الزمنية المستهدفة) لذلك يجب أن تكون مرتبة بشكل جيد ومكتوبة بلغة مفهومة وقابلة للتفسير بشكل واضح وسليم.

 

 

متى توضع القائمة؟

وضع القائمة يجب أن يكون من مساء اليوم السابق، أو في الصباح الباكر على أقل تقدير.

بماذا تبدأ؟

في البداية يجب وضع مهمة سهلة وحركية لتعزيز النشاط والشعور بالانجاز المبدئي، كشراء بعض الحاجيات من المتجر، أو تنظيف الحجرة (تعتبر من أفضل نصائح الانتاجية وتعطي شعورا بالنظام والنظافة طول اليوم). وربما بعض التمارين الرياضية.

فرّق تسد

  • تقسيم المهمات كبيرة الحجم إلى مهمات صغيرة قابلة للقياس، لأن تنفيذها ومتابعتها يكون أسهل.
  • كتابة المهمات بشكل سهل وواضح: مثلا اكتب: اشتري الحليب من المتجر، بدلا من: حليب.

ضع اﻷشياء المتشابهة معا

ترتيب المهمات المتشابهة معا فمثلا وضع كل الاتصالات الهاتفية معا ليتم الاتصال في فترة متقاربة، وإرسال كل الرسائل والبريد الالكتروني على شكل دفعات.

التحكم في العدد

ضع رقما أقصى لعدد المهمات اليومية ولا تتعداه، مثلا خمس مهمات ولا تزد على ذلك، إلا لو وجدت نفسك نشيطا وقادرا على العمل، فالارهاق يؤدي لنتائج عكسية تضر بانتاجيتك (كانت ادارة الارهاق موضوع دورة كاملة اخذتها في شركة شلمبرجير).

اسكب كل ما يجب فعله على الورق، هذه التقنية مأخوذة من انتاجية انجاز اﻷعمال GTD ثم قسمه الى ما يجب عمله فورا وما يمكن ترحيله لأشخاص أخرين.

في حالة أن بعض المهمات يمكن تكليف أشخاص أخرين بها يجب فعل ذلك وعدم ارهاق نفسك بمحاولة فعل كل شيء.

ترحيل المهمات التي لم يمكن انجازها: على سبيل المثال ذهبت لانجاز معاملة حكومية وطلب منك الموظف العودة في اليوم التالي (هذا يحدث غالبا)، فيجب عليك ترحيل المهمة للغد، شطبها نصف شطب، فأنت هنا قمت بالمهمة ولكنك لم تنجزها.

لا تعض أكثر مما تستطيع مضغه

عند صياغة المهمات اترك سقف التوقعات عاديا، فمثلا كتابة سطر مثل: قراءة عشر كتب” هو أمر غير واقعي لن يورثك سوى الاحباط! لكن كتابة شيء مثل: “قراءة عشر صفحات من كتاب ما” أكثر واقعية وقابل للتحقق. المهمات الكبيرة الغير ممكنة سبب من أسباب التسويف.

 

قسم المهام لمهمات أصغر وقابلة للادارة بشكل افضل

مهمة مثل تنظيف البيت كاملا ستكون صعبة على شخص واحد لينجزها في يوم واحد وثم تتبقى له طاقة لفعل شيء أخر، لذلك من الواقعي تقسيم المهمات على مدار اﻷسبوع: مثلا تنظيف الحمامات يوم السبت، وتنظيف غرف النوم يوم الاثنين، ومسح الغبار يوم الثلاثاء، ويوم اﻷربعاء 🙂

هذا مجرد مثال، أعلم جيدا أهمية تنظيف البيت بشكل دوري كل يوم.

حارب التسويف

عندما تكون مهماتك ذات حجم مناسب وذات أولوية صحيحة، لن يبقى للتسويف مكان في حياتك وستنجز ولو شيئًا بسيطًا كل يوم، تذكر أن طريق اﻷلف ميل يبدأ بخطوة.

لا للمهمات العشوائية

تصفح الانترنت هو أفضل مثال على المهمات العشوائية! سأزور تلك الصفحة، سأرى هذا الفيديو، سأحمل هذا البرنامج. التنفيذ بهذا الشكل لن ينجز شيئًا، ولو أنجز شيئًا لن يكون ذا قيمة.

ربط تنفيذ المهمات بتوقيت معين لكي لا تلتهم اليوم بكامله، ويمكن العودة إليها بعد إنتهاء باقي المهام وتوافر وقت فراغ.

ماهو وقتك اﻷفضل؟

بعض الناس ينتجون بشكل أفضل في الصباح الباكر، البعض اﻷخر يفضل الليل ليعمل فيه، استكشف وقتك الخاص واجعله لكّ!

هناك بعض اﻷيام لن تستطيع أن تنجز الكثير، فلا تقسو على نفسك، كل شخص له دورة انتاجية خاصة، تعرف على دورتك واستفد من مواطن القوة فيها ولتكن مواطن الضعف وقتا للراحة وشحن البطاريات.

أدوات تساعد على الانتاجية

في هذه المدونة عدة مواضيع حول أدوات تساعد على مراقبة المهام لمختلف أنظمة التشغيل:

هذا تطبيق لويندوز Total organizer

هذا تطبيق لينكس Tasque

هذا تطبيق لأندرويد

ورقة وقلم للناس الكلاسيكية

وطبعا زيم ويكي به خصائص ادارة وقت وانتاجية ممتازة جدا وتغني عن العديد من التطبيقات، مثالي لمن يحب التقليل من التطبيقات على جهازه مثلي أنا.

ختامَا

ما هي نصائحك في الانتاجية؟ هل لديك وقت خاص تعمل فيه؟ كيف تكتب قوائمك؟ هل تستعمل القوائم أصلا؟ شاركني في قسم التعليقات.

« Older posts Newer posts »